Z uveljavitvijo GDPR uredbe je potrebno pridobiti jasna soglasja naročnikov na elektronske novice. Klasičen proces prijave na elektronske novice je bil do sedaj dokaj enostaven: obiskovalec je v spletni obrazec vpisal svoj elektronski naslov in že je bil prijavljen na spletne novice s te strani. Pogosto se je elektronske naslove zbiralo tudi uporabniku nevedoč, da se ga bo prijavilo na spletne novice (primer: ob zaključku spletnega nakupa, komentiranju blog objave ali ob vpisu elektronskega naslova v zameno za brezplačen e-vodič/knjigo).
Z uredbo GDPR-ja pa so se pravila zbiranja elektonskih naslovov zaostrila, kar bo drastično vplivalo na število pridobljenih mailov. Pridobljeni elektronski naslovi bodo bolj kvalitetni ter imeli najverjetneje večjo stopnjo odpiranja.
Tako je potrebno obstoječe obrazce za prijavo na novice (oziroma vse obrazce, ki zbirajo elektronske naslove za namene pošiljanja promocijskih sporočil) prilagoditi, da so le ti skladni z GDPR-jem.
Kakšne spremembe so potrebne?
Vse obrazce, kjer se zbirajo elektronske naslove za namene pošiljanja elektronskih sporočil, je potrebno nadgraditi, da omogočajo izbiro na katere novice se oseba prijavlja. Tako je potrebno jasno ločiti elektronska sporočila, ki so informativne narave (primer: obvestilo o novih blog objavah na spletni strani) in promocijskih sporočilih (primer: akcijska ponudba).
Dodatno je potrebno urediti, da ko se nekdo prijavi v seznam za prejemanje elektronske pošte, da to potrdi preko svojega elektronskega naslova. Torej, ko se nekdo prijavi na novice, mora na svoj elektronski naslov prejeti sporočilo, kjer se ga vpraša, ali se je res prijavil na novice. Znotraj sporočila mora to potrditi, s čimer se uspešno shrani v seznam mailov.
Slednje je ključnega pomena, saj bi lahko drugače dodajali naključne osebe na naš seznam namesto njih brez njihovega privoljenja. Tako pa morajo te osebe potrditi prijavo ravno s svojim (torej prijavljenim) elektronskim naslovom. S tem korakom pridobimo jasno soglasje, da se je ta oseba s svojim elektronskim naslovom prijavila na novice in da jih želi prejemati.
Kako uredimo zbiranje elektronskih naslovov?
Ker so vsi obstoječi elektronski naslovi neveljavni, je potrebno pridobiti njihovo ponovno soglasje, kar pomeni, da je potrebno ustvariti novo zbirko oziroma seznam, kjer shranjujemo elektronske naslove, ki so prijavljeni v skladu z GDPR uredbo.
Med najbolj pogostimi ponudniki za pošiljanje masovnih elektronskih sporočil je Mailchimp. Slednji ima že prilagojene funkcije, ki omogočajo enostavno implementacijo GDPR regulativ.
Ker je potrebno zbiranje mailov pričeti od začetka oziroma pridobiti ponovno soglasje obstoječih moramo najprej izdelati nov seznam, kjer se bodo elektronski naslovi zbirali. V Mailchimp-u to naredimo tako, da v navigacijskem meniju kliknemo na povezavo ‘Lists’ in nato znotraj te strani ustvarimo nov seznam, torej ‘Create List’.
Povezava nas pelje na mesto, kjer izpolnimo osnovne informacije o nas/našem podjetju. Na tej točki pa lahko poleg nastavitev o obveščanju o novostih glede novih prijav nastavimo tudi osnovne funkcionalnosti, ki omogočajo skladnost z GDPR-jem, kar najdemo pod naslovom ‘Form settings’. Tu imamo na voljo dve možnosti, ‘Enable double opt-in’ in ‘Enable GDPR fields’. Za skladnost z GDPR-jem je potrebno obkljukati obe možnosti.
Prva izbira nam omogoča, da osebe, ki so vpisale svoj elektronski naslov na naši spletni strani, prejmejo dodateno sporočilo na njihov vpisan elektronski naslov, kjer morajo ponovno potrditi svojo prijavo. Druga izbira pa omogoča prikaz izbir o vrsti elektronskih sporočil, na katere se prijavljajo, na sami spletni strani.
Sedaj, ko smo uspešno ustvarili nov seznam pa je potrebno izdelati obrazec za prijavo oziroma zbiranje elektronskih naslovov. Znotraj vmesnega menija, kjer najdemo povezave kot so ‘Stats’, ‘Manage Contacts’, ‘Add Contacts’ in podobno, najdemo tudi ‘Signup forms’, kjer lahko urejamo obrazce. Tam lahko tudi izdelamo novega. S klikom na to povezavo pridemo na novo stran, kjer imamo možnosti izdelave novega obrazca (Form builder), vgradnje obrazcev (Embedded forms), izdelave pojavnih okenc (Subscriber pop-up) in integracije obrazcev (Form integration).
Z izbiro izdelave novega obrazca (Form builder) pridemo na novo stran, kjer lahko urejamo naš obrazec, mu dodajamo polja in podobno:
Vendar imamo vnaprej podanih več polj, kjer lahko obiskovalci vnesejo svoje informacije, kot bi jih potrebovali. Vidimo namreč, da so dodana polja za ime in priimek, naslov in telefonsko številko. Ta polja lahko, v kolikor jih ne potrebujemo enostavno zbrišemo ven tako, da nanje kliknemo, nakar se prikažeta dva dodatna gumba ‘+’ in ‘-‘. Izberemo ‘-‘, kar polje izbriše.
Vidimo pa, da nam je Mailchimp že pripravil dodatna polja, kjer sprašuje uporabnike s čim se strinjajo, da se njihov elektronski naslov uporablja. Vnaprej imamo podane 3 možnosti: Email, Direktni Email in prilagojeno spletno oglaševanje.
Prvi, torej Email, je namenjen prejemanju klasičnih informativnih novic, kot so obvestila o novih objavah, člankih in podobno. Direktni email zajema pravico do prejemanja individualiziranih sporočil s strani podjetja. Ta sporočila se ne pošilja masovno pač pa so poslana le eni osebi, sporočilo pa se ni kopiralo in pošiljalo še ostalim naročnikom na seznamu. Prilagojeno spletno oglaševanje pa zajema oglaševanje na drugih družabnih omrežjih kot so Facebook in Instragram na podlagi oddanega elektonskega naslova.
Ker pa večina podjetij ne pošilja samo informativnih novic je potrebno med možnosti prejemanja različnih elektronskih sporočil dodati tudi prilagojene izbire. Slednje se doda s klikom na to polje znotraj grafičnega prikaza obrazca, nakar se ob desni prikaže obrazec za urejanje tega polja.
Ko imamo vsa polja ustrezno urejena, je naš obrazec oziroma seznam mailov, pripravljen za beleženje novih elektonskih naslovov v skladu s Splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov. Do obrazca lahko dostopajo vsi preko URL naslova, ki ga najdemo nad grafičnim urejevalnikom, kjer piše ‘Signup form URL’.
Če obiščemo to povezavo vidimo naš izdelan obrazec. Vendar, ko bomo obrazec vgradili v spletno stran, se vsa polja ne bodo videla!
Mailchimp trenutno ne omogoča več prikaza GDPR polj, kadar obrazec vgradimo v svojo spletno stran. Prikaže jih le, če obiščemo povezavo do obrazca, ki pa se ne nahaja na naši spletni strani ali pa v primeru, da obiskovalcem na naši spletni strani pokažemo pop-up pojavno okence, ki pa mora biti dodan kot JavaScript koda, ki jo Mailchimp generira.
Tako je potrebno vse obrazce, ki jih želimo na spletni strani prikazati dodatno izdelati z lastno izdelanimi GDPR ‘polji’.
Odprava ‘Težav’
Na desni strani, kjer piše ‘Add a field’ izberemo polje ‘Check Boxes’ (nanj kliknemo). Primerno izberemo ime za ‘Field label’, kar lahko prekopiramo s spodaj generiranih polj (torej: ‘Dovoljenje za oglaševanje’). Nato pa pod naslov ‘Options’ na desni strani dodajamo naše možnosti/vrste mailov.
Sedaj, ko je naš obrazec izdelan v celoti pa ga lahko enostavno prikažemo na spletni strani. Slednje lahko uredimo preko različnih vtičnikov, ki jih WordPress podpira za integracijo Mailchimpa, ali pa direktno preko kopirane kode, ki jo vnesemo na stran.
To izbiro najdemo z izbiro ‘Embedded forms’, kar pa najdemo preko klika na povezavo ‘Signup forms’.
Dodaten namig
Ker morajo biti elektronski naslovi, ki so se prijavili na obveščanje na novice potrjeni s strani lastnika elektronskega naslova (torej, ko izpolni obrazec še ni prijavljen, dokler ne potrdi prejetega maila), je dobra praksa, da se osebe po izpolnjenem obrazcu preusmeri na drugo, tako imenovano zahvalno stran. Tam se osebe obvesti, da bodo na svoj elektronski naslov prejeli potrditveni mail, da se njihova prijava na seznam za prejemanje elektronskih novic, dokončno potrdi.
